जिमेल प्रयोगकर्ताले जान्नैपर्ने ७ उपयोगी फिचर, जसले बचाउँछ समय र बनाउँछ काम सहज

काठमाडौं । इमेल पठाउन र प्राप्त गर्न मात्र नभई दैनिक कामलाई व्यवस्थित बनाउन पनि जिमेल निकै उपयोगी प्लेटफर्म हो । व्यक्तिगत कुराकानी, कार्यालयका काम, व्यावसायिक सम्पर्कदेखि विभिन्न अनलाइन सेवामा खाता खोल्नेसम्म जिमेलको प्रयोग व्यापक छ । तर, धेरै प्रयोगकर्तालाई यसमा उपलब्ध सबै उपयोगी सुविधाबारे जानकारी नहुन सक्छ ।

गुगलले जिमेलमा यस्ता थुप्रै फिचर उपलब्ध गराएको छ, जसको सही प्रयोगले समय बचाउनुका साथै इमेल व्यवस्थापनलाई पनि सहज बनाउँछ । संवेदनशील जानकारी सुरक्षित राख्नेदेखि आवश्यक समयमा इमेल पठाउने, महत्त्वपूर्ण सन्देश सम्झिरहने र इनबक्स व्यवस्थित बनाउनेसम्मका काम यी सुविधाबाट गर्न सकिन्छ । यहाँ जिमेलका सातवटा उपयोगी फिचर र तिनको प्रयोग गर्ने तरिकाबारे चर्चा गरिएको छ ।

१. संवेदनशील जानकारी पठाउन कन्फिडेन्सियल मोड
इमेलमार्फत बैंकिङ विवरण, व्यक्तिगत कागजात वा व्यावसायिक रूपमा संवेदनशील जानकारी पठाउनुपर्ने अवस्थामा जिमेलको कन्फिडेन्सियल मोड उपयोगी हुन सक्छ । यो सुविधा प्रयोग गरेर पठाइएको इमेलमा प्राप्तकर्ताले सामान्य रूपमा फर्वार्ड, कपी, प्रिन्ट वा डाउनलोड गर्न सक्दैनन् ।

साथै, इमेल कति समयसम्म हेर्न मिल्ने भन्ने समयसीमा पनि निर्धारण गर्न सकिन्छ । तोकिएको समय सकिएपछि प्राप्तकर्ताले उक्त इमेल खोल्न पाउँदैनन् । थप सुरक्षाका लागि एसएमएस वा इमेलमार्फत प्राप्त हुने पासकोडको व्यवस्था गर्न सकिन्छ । यद्यपि, यस सुविधाले स्क्रिनसट वा अन्य माध्यमबाट सामग्री सुरक्षित गर्ने सम्भावना पूर्ण रूपमा रोक्दैन ।

यसको प्रयोग गर्न नयाँ इमेल लेख्ने कम्पोज विन्डो खोल्नुहोस् । त्यसपछि तल रहेको लक र टाइमरको आइकनमा क्लिक गरी इमेलको म्याद र पासकोडसम्बन्धी विकल्प निर्धारण गर्नुहोस् । आवश्यक सेटिङ मिलाएपछि इमेल पठाउन सकिन्छ ।

२. आफूले चाहेको समयमा इमेल पठाउन सेड्युल सेन्ड
कहिले काहीँ इमेल तयार भए पनि तत्काल पठाउन उपयुक्त समय नहुन सक्छ । विशेषगरी राति काम गर्ने वा फरक समय क्षेत्रमा रहेका ग्राहक तथा सहकर्मीसँग सम्पर्क गर्नुपर्ने व्यक्तिका लागि जिमेलको सेड्युल सेन्ड सुविधा निकै उपयोगी हुन्छ । यसबाट अहिले नै इमेल लेखेर भविष्यको कुनै निश्चित मिति र समयमा स्वत: पठाउने व्यवस्था मिलाउन सकिन्छ । यसले समयमै व्यावसायिक सम्पर्क कायम राख्न पनि सहयोग गर्छ ।

यो सुविधा प्रयोग गर्न इमेल तयार गरेपछि सेन्ड बटनको छेउमा रहेको ड्रपडाउन एरोमा क्लिक गर्नुहोस् । त्यसपछि सेड्युल सेन्ड विकल्प छानेर उपलब्ध समयमध्ये एउटा रोज्न सकिन्छ । आफूलाई चाहिएको समय उपलब्ध नभए पिक डेट एन्ड टाइममा गएर मिति र समय निर्धारण गर्न सकिन्छ । त्यसपछि निर्धारित समयमा जिमेलले स्वत: इमेल पठाउँछ ।

३. महत्त्वपूर्ण इमेल सम्झिरहन स्नुज सुविधा
व्यस्त दिनचर्याका कारण प्राप्त भएका सबै इमेलको तत्काल जवाफ दिन सम्भव हुँदैन । कतिपय इमेलको जवाफ केही घण्टापछि वा अर्को दिन दिनुपर्ने हुन सक्छ । यस्तो अवस्थामा जिमेलको स्नुज सुविधा निकै उपयोगी हुन्छ । यसले चयन गरिएको इमेललाई केही समयका लागि इनबक्सबाट हटाउँछ र आफूले निर्धारण गरेको मिति तथा समयमा पुन: इनबक्समा देखाउँछ । यसरी पछि जवाफ दिनुपर्ने वा कुनै काम गर्नुपर्ने इमेल बिर्सिने सम्भावना कम हुन्छ ।

स्नुज गर्न चाहेको इमेल खोल्नुहोस् वा त्यसमा माउस राखेर घडीको आकारमा रहेको स्नुज आइकनमा क्लिक गर्नुहोस् । त्यसपछि आफूलाई उपयुक्त हुने मिति र समय चयन गर्नुहोस्। निर्धारित समयमा उक्त इमेल पुन: इनबक्समा देखा पर्नेछ ।

४. इमेल पठाएपछि गल्ती सच्याउन अनडु सेन्ड
हतारमा इमेल पठाउँदा गलत व्यक्तिको ठेगाना राखिनु, आवश्यक फाइल संलग्न गर्न बिर्सनु वा लेखाइमा गल्ती हुनु सामान्य समस्या हो । यस्ता गल्तीबाट जोगिन जिमेलमा अनडु सेन्ड सुविधा उपलब्ध छ । यसले इमेल पठाइसकेपछि केही समयभित्र पठाउने प्रक्रिया रद्द गर्ने अवसर दिन्छ । सामान्यतया यो समय पाँच सेकेन्डमा सेट गरिएको हुन सक्छ । तर प्रयोगकर्ताले आफ्नो आवश्यकताअनुसार यसलाई बढाएर अधिकतम ३० सेकेन्डसम्म पुर्‍याउन सक्छन् ।

यसका लागि जिमेलको सेटिङ्समा गएर सी अल सेटिङ्स खोल्नुहोस् । त्यसपछि जनरल ट्याबभित्र रहेको अनडु सेन्ड विकल्प खोज्नुहोस् । त्यहाँ सेन्ड क्यान्सलेसन पिरियडलाई पाँच सेकेन्डबाट बढाएर ३० सेकेन्डमा परिवर्तन गर्नुहोस् । अन्त्यमा सेभ चेन्जेसमा क्लिक गरेपछि नयाँ सेटिङ लागू हुन्छ । यसले इमेल पठाएपछि गल्ती महसुस गर्न थप समय उपलब्ध गराउँछ ।

५. एउटै सन्देश पटक-पटक लेख्नबाट बचाउने टेम्प्लेट
नियमित रूपमा एउटै प्रकारका इमेल पठाउनुपर्ने व्यक्तिका लागि जिमेलको टेम्प्लेट सुविधा समय बचाउने राम्रो उपाय हो । उदाहरणका लागि, ग्राहकलाई धन्यवाद दिने, भुक्तानी सम्झाउने, सेवा विवरण पठाउने वा बैठकसम्बन्धी जानकारी दिने इमेल बारम्बार लेख्नुपर्ने हुन सक्छ । यस्तो अवस्थामा प्रत्येक पटक नयाँ सन्देश तयार गर्नुको सट्टा पहिले नै लेखेर सुरक्षित राखिएको टेम्प्लेट प्रयोग गर्न सकिन्छ । यसले काम छिटो गर्नुका साथै इमेलको ढाँचा पनि एकरूप राख्न मद्दत गर्छ ।

यो सुविधा प्रयोग गर्न जिमेलको सेटिङ्समा गएर सी अल सेटिङ्स खोल्नुहोस् । त्यसपछि एड्भान्स्ड ट्याबमा रहेको टेम्प्लेट्स विकल्पलाई इनेबल गरी सेभ चेन्जेस गर्नुहोस् । अब नयाँ इमेल कम्पोज गरेर आफूले बारम्बार प्रयोग गर्ने सन्देश लेख्नुहोस् । त्यसपछि तल रहेको तीनवटा थोप्लाको मेनुमा क्लिक गरी टेम्प्लेट्स, सेभ ड्राफ्ट एज टेम्प्लेट र सेभ एज न्यु टेम्प्लेट विकल्प छान्नुहोस् । यसरी सुरक्षित गरिएको सन्देश भविष्यमा नयाँ इमेल लेख्दा सजिलै प्रयोग गर्न सकिन्छ ।

६. इनबक्स व्यवस्थित राख्न लेबल र फिल्टर
इनबक्समा सयौँ वा हजारौँ इमेल जम्मा हुँदा आवश्यक सन्देश खोज्न निकै कठिन हुन सक्छ । विशेष गरी कार्यालय, ग्राहक, व्यक्तिगत काम र विभिन्न अनलाइन सेवाबाट आउने इमेल एउटै ठाउँमा थुप्रिँदा व्यवस्थापनमा समस्या हुन्छ । यस्तो अवस्थालाई सहज बनाउन जिमेलमा लेबल र फिल्टरको सुविधा उपलब्ध छ । लेबलको सहायताले इमेललाई विभिन्न शीर्षकमा वर्गीकरण गर्न सकिन्छ भने फिल्टरले निश्चित मापदण्ड पूरा गर्ने इमेललाई स्वत: व्यवस्थित बनाउँछ ।

यसका लागि इनबक्समा रहेको सम्बन्धित इमेलमा राइट क्लिक गरी लेबल एज विकल्प छान्नुहोस् । त्यसपछि नयाँ लेबल बनाउन वा पहिल्यै बनाइएको लेबल प्रयोग गर्न सकिन्छ । त्यस्तै, स्वत: वर्गीकरण गर्न सर्च बारको दायाँपट्टि रहेको सर्च अप्सन्समा क्लिक गरी पठाउने व्यक्तिको इमेल ठेगाना वा आवश्यक शब्द राख्नुहोस् । त्यसपछि क्रिएट फिल्टरमा क्लिक गरी अप्लाई द लेबल विकल्पबाट उपयुक्त लेबल छानेर सुरक्षित गर्नुहोस् । अब सोही मापदण्डअनुसार आउने इमेल स्वत: सम्बन्धित लेबलमा वर्गीकृत हुनेछन् ।

७. एउटै जिमेल ठेगानाबाट फरक प्रयोजनका लागि इमेल प्रयोग गर्ने प्लस ट्रिक
जिमेलको अर्को उपयोगी विशेषता प्लस एड्रेसिङ हो । यसको माध्यमबाट एउटै इमेल ठेगानामा फरक प्रयोजनका लागि छुट्टाछुट्टै ठेगाना बनाएजस्तो गरी प्रयोग गर्न सकिन्छ । उदाहरणका लागि, तपाईंको मूल इमेल ठेगाना `[email protected]` छ भने न्युजलेटरका लागि `[email protected]` र अनलाइन सपिङका लागि `[email protected]` प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ ।

यी ठेगानामा पठाइएका सबै इमेल मूल इनबक्समै प्राप्त हुन्छन् । तर प्लसपछि थपिएको शब्दका आधारमा फिल्टर बनाएर सम्बन्धित इमेल छुट्टाछुट्टै लेबलमा राख्न सकिन्छ । यसले कुन वेबसाइट वा सेवाबाट इमेल आएको हो भनेर पहिचान गर्न सजिलो बनाउँछ ।

त्यस्तै, जिमेलमा डट (.) सम्बन्धी अर्को रोचक सुविधा पनि छ । व्यक्तिगत जिमेल ठेगानामा प्रयोगकर्ताको नामको बीचमा राखिएको डटलाई गुगलले फरक ठेगानाका रूपमा गणना गर्दैन । उदाहरणका लागि, `[email protected]` र `[email protected]` एउटै इनबक्समा पुग्छन् । यसरी एउटै जिमेल ठेगानालाई फरक प्रयोजनका लागि व्यवस्थित रूपमा प्रयोग गर्न सकिन्छ ।